Die EAF Berlin begleitet Organisationen in Veränderungsprozessen hin zu mehr Vielfalt in Führung. Als unabhängige Forschungs- und Beratungsorganisation arbeiten wir an der Schnittstelle von Politik, Wirtschaft und Wissenschaft. Wir konzipieren und realisieren innovative Programme und Trainings zur Personal- und Organisationsentwicklung sowie praxisnahe Forschungsprojekte. Zu unseren Auftraggeber*innen und Kund*innen gehören Unternehmen, Ministerien, Verwaltungen, Wissenschaftseinrichtungen, Stiftungen und Verbände.
EAF Berlin sucht
Office Manager*in.
Sie wünschen sich eine sinnstiftende Tätigkeit in einem sympathischen, engagierten Team? Sie sind stresserprobt, treffen sicher den richtigen Ton, achten auf Details und verlieren dabei das große Ganze nicht aus dem Auge? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!
Zum 1. Mai 2018 suchen wir Sie zur Unterstützung unserer Projekte und zur Organisation der Geschäftsstelle. Als Office Manager*in spielen Sie eine zentrale Rolle für den Erfolg unseres Teams und stellen sicher, dass der Tagesbetrieb gut funktioniert.
Ihre Aufgaben
- Assistenz der Geschäftsführung: Terminmanagement, Reisebuchungen, Protokolle von Team- und Gremiensitzungen erstellen
- Teamassistenz: Reisebuchungen, Veranstaltungsmanagement, Terminvorbereitungen
- Büromanagement: Pflege der Adressdatenbank, Bestellung von Verbrauchsmaterialien wie Büromaterial, Getränke etc., Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Empfang von Gästen, Annahme und Vermittlung von Telefonaten, allgemeine Büroordnung
- IT-Management: Koordination des IT-Dienstleisters, erste Hilfe für die Teammitglieder, Verwaltung der Hard- und Software
Darüber hinaus sind in einem flexiblen Stellenzuschnitt folgende Aufgabenfelder zu besetzen:
- Öffentlichkeitsarbeit: Pflege von Webseiten sowie Facebook und Twitter
- Projektmanagement: Unterstützung bei der Durchführung von Online-Befragungen mit Survey Monkey, Recherche und Aufbereitung von Studien und Informationen zu aktuellen Diversity-Themen, Erstellung von Präsentationen
- Finanzen: Laufende Finanzbuchhaltung (DATEV) unter Berücksichtigung der steuerrechtlichen Vorgaben, Unterstützung bei der Personalbuchhaltung, Laufende Aktualisierung von Finanzdatenbanken in Projekten mit öffentlicher Förderung, Abrechnung von Projekten und Erstellung von Verwendungsnachweisen in öffentlich geförderten Projekten, Allgemeiner Schriftverkehr, Abwicklung des Zahlungsverkehrs, Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen nach BRKG, allgemeine kaufmännische Verwaltungstätigkeiten
- Vereinsverwaltung: Mitglieder- und Spendenverwaltung, Veranstaltungsmanagement und Präsenz auf jährlich ca. 5 Abendveranstaltungen, Vorbereitung und Protokolle der Gremiensitzungen.
Bitte geben Sie in Ihrer Bewerbung an, welche der Aufgabenfelder Ihren Kompetenzen und Interessen entsprechen und von Ihnen zusätzlich zu den o.g. Kernaufgaben übernommen werden können.
Ihre Kompetenzen
- Sie haben ein ausgeprägtes Organisationstalent und ein Auge fürs Detail.
- Sie arbeiten konzentriert, aufmerksam und behalten auch in stressigen Situationen einen kühlen Kopf.
- Sie haben einen hohen Qualitätsanspruch und suchen proaktiv nach der besten Lösung.
- Sie kommunizieren gerne und stilsicher schriftlich wie mündlich mit unterschiedlichen Zielgruppen. Sie haben eine positive Grundeinstellung und mögen die Arbeit mit Menschen.
- Sie kennen sich mit MS Office, v. a. Word, Power Point und Excel, aus und haben ein sehr gutes IT-Grundverständnis.
- Sie sind ein Teamplayer und unterstützen mit Herz und Hand, wo Sie gebraucht werden.
- Sie haben einen BA oder eine einschlägige Berufsausbildung oder Sie verfügen über vergleichbare Berufserfahrung. Quereinsteiger*innen sind uns willkommen.
Die Stelle kann aufgrund der variablen Aufgabenfelder mit einem Stellenanteil von 50 – 100% (20 bis 40 Stunden/Woche) besetzt werden. Sie ist zunächst auf zwei Jahre befristet, eine Verlängerung wird angestrebt. Die Vergütung erfolgt in Anlehnung an den TVöD (E9).
Wir bieten eine angenehme, kollegiale Arbeitsatmosphäre in einer spannenden gemeinnützigen Organisation mit flexibler Arbeitszeitgestaltung in unseren schönen Büroräumen in Berlin Mitte.
Die Vielfalt in unserem Team liegt uns am Herzen – deshalb möchten wir People of Color und Menschen mit Einwanderungs- und Fluchtgeschichte besonders zur Bewerbung motivieren.
Bitte richten Sie Ihre Bewerbung ausschließlich per E-Mail (alle Dokumente in einer Datei, max. 5 MB) bis spätestens 11. März 2018 an Kathrin Mahler Walther, Geschäftsführerin der EAF Berlin: mahler-walther@eaf-berlin.de. Die Bewerbungsgespräche werden voraussichtlich am 19. und 20. März stattfinden.
Weitere Informationen: www.eaf-berlin.de
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