(German version below/ Deutsch Version unten)
Form of Employment: Full-time or part-time (min. 80%)
Starting Date: as soon as possible, ideally 18 April 2022
Duration: Two years, with the possibility of extension
Location: Berlin
Background:
Democracy Reporting International (DRI) is a non-partisan, independent, not-for-profit organisation registered in Berlin with several country offices worldwide. DRI promotes political participation of citizens, accountability of state bodies, and the development of democratic institutions worldwide.
DRI is currently recruiting a full-time Human Resources and Administration Officer (m/f/d), based in Berlin and under the overall supervision of the Director of HR and Administration. You will be responsible for personnel matters and administration of employees at the headquarters in Berlin. We use Personio as HR management and recruiting tool to ensure efficient processes. You will also coordinate and support aspects of office and events management. You will closely collaborate with the Human Resources and Administration Assistant, who will provide extensive support to you in these tasks.
Your Tasks:
Human Resources ( ~80%)
- Serving as the first contact point within HQ for all human resources topics
- Providing advice and support on HR related topics to the country offices;
- Data management: monitoring/updating employee data in Personio, including recruiting, performance appraisals, contract expirations, salary changes, documents, annual absence settings;
- Execution of preparatory payroll accounting in cooperation with external payroll office;
- Managing staff benefits at HQ;
- Oversee recruitments: posting job ads (internal and external), longlisting applications, corresponding with applicants;
- Administrator of the HR software: maintenance and further development of the HR software Personio in HQ and country offices;
- Preparation of employment contracts and work certificates;
- Correspondence with social insurance institutions/authorities and handling insurance matters;
- Coordination of onboarding and offboarding processes;
- Providing visa support;
- Coordination of time sheet and staff cost allocation process;
- Serving as a resource on German labour law;
- Support in the further development of HR related processes, policies and templates;
- Maintenance and further development of HR/Admin related pages on DRI´s intranet (SharePoint) and website.
Administration (office and event management; ~20%)
- First contact for staff, landlord, office cleaner and other service providers regarding office matters;
- Maintaining/updating of all official company related documents and supporting with tender documents;
- Liaising with state agencies, notaries and translation offices;
- Conducting independent research on administrative issues;
- Preparation of presentations and training material;
- Coordination of workplace safety regulations.
Your Skills and Experience:
Required:
- A university degree in a relevant field (HR management, business or public administration);
- Minimum 2 years working experience in HR;
- Good knowledge of German labour law, social security and employment tax law;
- Strong analytical skills with the ability to set priorities, complete tasks autonomously with minimal supervision, and meet deadlines;
- Empathy, sensitivity and discretion;
- Good organisational skills and service mentality;
- Digital affinity and innovative mindset;
- Ability to work as part of a diverse team;
- Excellent written and spoken English, good German language skills (minimum B2 level) required.
Preferred:
- Good knowledge of MS 365 including SharePoint;
- Experience working with an HRIS software, ideally Personio;
- Experience in handling visa requests.
What We Offer:
DRI offers you:
- Flexible working hours
- Mobile work model with defined days of presence in Berlin (this position requires presence at the office at least 1 day/week) and place of residence in Germany
- 30 days of annual leave
- A contribution to public transport (company ticket with BVG)
- Vocational training for every employee
- Comprehensive onboarding to help you settle easily and familiarize yourself with DRI
- Regular team events (yearly retreat, BBQ, etc.)
- Opportunity to work in a diverse team in the heart of Berlin, where everybody is on first name terms with each other.
How to Apply:
If you are interested in this position, please submit your application (cover letter and CV) in English or German here. This position is subject to funding. Applying for this position by post mail is possible, please find our address details below.
Closing date for applications: 1 March 2022. The position may be filled before the deadline has been reached, so early applications are encouraged.
DRI is committed to diversity and treats everybody equally, independent of gender identity, sex, pregnancy, race, ethnicity, nationality, religion, sexual orientation, age, ability, socio-economic status, political opinion (as long as respectful of democratic principles), or any other status protected by the laws in the locations where we operate.
Organisation responsible for this vacancy:
Democracy Reporting International gGmbH
Elbestr. 28 / 29
12045 Berlin, Germany
Data processing of personal data in third countries will not take place. We process your data in accordance with the provisions of § 26 German Federal Data Protection Act. More information about processing your personal data: privacy policy .
Art der Beschäftigung: Vollzeit oder Teilzeit (mind. 80%)
Startdatum: so schnell wie möglich, idealerweise 18. April 2022
Dauer: Zwei Jahre, mit der Möglichkeit der Verlängerung
Ort: Berlin
Hintergrund:
Democracy Reporting International (DRI) ist eine unparteiische, unabhängige, gemeinnützige Organisation mit Hauptsitz in Berlin und mehreren Länderbüros weltweit. DRI fördert die politische Beteiligung der Bürger, die Rechenschaftspflicht staatlicher Organe und die Entwicklung demokratischer Institutionen weltweit.
DRI sucht derzeit einen Human Resources and Administration Officer (m/w/d) in Vollzeit mit Sitz am Standort Berlin und unter der Gesamtaufsicht der Director of Human Resources and Administration. Du bist verantwortlich für sämtliche Personalangelegenheiten und die Verwaltung der Mitarbeiter am Hauptsitz in Berlin. Wir setzen Personio als HR Management und Recruiting System ein, um effiziente Prozesse zu gewährleisten. Darüber hinaus koordinierst und unterstützt du Aspekte des Büro- und Veranstaltungsmanagements. Dabei arbeitest du eng mit der Human Resources and Administration Assistant zusammen, die dich bei diesen Aufgaben umfassend unterstützt.
Deine Aufgaben:
Human Resources/Personalwesen ( ~80%)
· Erste Ansprechperson am Hauptsitz in Berlin für alle Personalthemen
· Beratung und Unterstützung der Länderbüros in Personalfragen;
· Datenmanagement: Überwachung/Aktualisierung von Mitarbeiterdaten in Personio, einschließlich Rekrutierung, Leistungsbeurteilungen, Vertragsfristen, Gehaltsänderungen, Abwesenheitseinstellungen etc.;
· Durchführung der vorbereitenden Lohn- und Gehaltsabrechnung in Zusammenarbeit mit einem externen Lohnbüro;
· Verwaltung von benefits für das Personal am Hauptsitz in Berlin;
· Koordinierung von Recruitings: Veröffentlichung von Stellenanzeigen (intern und extern), Erstellung von Longlist-Bewerbungen, Korrespondenz mit Bewerbern;
· Administrator der HR-Software: Pflege und Weiterentwicklung der HR-Software Personio in Berlin und den Länderbüros;
· Erstellung von Arbeitsverträgen und Arbeitszeugnissen;
· Korrespondenz mit Sozialversicherungsträgern/Behörden und Bearbeitung von Versicherungsangelegenheiten;
· Koordination von Onboarding- und Offboarding-Prozessen;
· Unterstützung bei Visaangelegenheiten;
· Koordinierung der Zeiterfassung und der Personalkostenabrechnung;
· Bereitstellung von Informationen zum deutschen Arbeitsrecht;
· Unterstützung bei der Weiterentwicklung von HR-bezogenen Prozessen, Richtlinien und Vorlagen;
· Pflege und Weiterentwicklung der HR/Admin-bezogenen Seiten im Intranet (SharePoint) und auf der Website von DRI.
Administration (office and event management) / Verwaltung (Büro- und Veranstaltungsmanagement; ~20%)
· Erster Ansprechpartner für Mitarbeiter, Vermieter, Reinigungskräfte und andere Dienstleister in Büroangelegenheiten;
· Pflege/Aktualisierung aller offiziellen unternehmensbezogenen Dokumente und Unterstützung bei Ausschreibungsunterlagen;
· Kontaktaufnahme mit staatlichen Stellen, Notaren und Übersetzungsbüros;
· Durchführung unabhängiger Recherchen zu Verwaltungsfragen;
· Vorbereitung von Präsentationen und Schulungsmaterial;
· Koordinierung der Sicherheitsvorschriften am Arbeitsplatz.
Deine Qualifikationen und Erfahrungen:
Erforderlich:
· Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Hochschulabschluss in einem relevanten Bereich (Personalmanagement, Wirtschaft oder öffentliche Verwaltung);
· Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung im Personalwesen;
· Gute Kenntnisse des deutschen Arbeitsrechts, der Sozialversicherung und des Lohnsteuerrechts;
· Ausgeprägte analytische Fähigkeiten mit der Fähigkeit, Prioritäten zu setzen, Aufgaben selbstständig und mit minimaler Aufsicht zu erledigen und Fristen einzuhalten;
· Einfühlungsvermögen, Sensibilität und Diskretion;
· Gute organisatorische Fähigkeiten und Dienstleistungsmentalität;
· Digitale Affinität und innovative Denkweise;
· Fähigkeit, in einem vielfältigen Team zu arbeiten;
· Ausgezeichnete Englischkenntnisse in Wort und Schrift, sehr gute Deutschkenntnisse (mindestens B2-Niveau) erforderlich.
Bevorzugt:
· Gute Kenntnisse von MS 365 einschließlich SharePoint;
· Erfahrung in der Arbeit mit einer HRIS-Software, idealerweise Personio;
· Erfahrung in der Bearbeitung von Visumsanträgen.
Was wir bieten:
DRI bietet dir:
· Flexible Arbeitszeiten
· Mobiles Arbeitsmodell mit regelmäßigen Präsenztagen in Berlin (für diese Position ist mindestens 1 Tag/Woche Anwesenheit im Büro erforderlich) und Wohnsitz in Deutschland
· 30 Tage Jahresurlaub
· Einen Zuschuss zu den öffentlichen Verkehrsmitteln (Firmenticket bei der BVG)
· Berufliche Weiterbildung für jeden Mitarbeiter
· Umfassendes Onboarding, um Ihnen die Einarbeitung zu erleichtern und Sie mit DRI vertraut zu machen
· Regelmäßige Teamevents (jährliche Retraite, BBQ, etc.)
· Die Möglichkeit, in einem vielseitigen Team im Herzen Berlins zu arbeiten, in dem sich jeder mit dem Vornamen anredet.
Wie man sich bewirbt:
Wenn du an dieser Stelle interessiert sind, reiche bitte deine Bewerbung (Anschreiben und Lebenslauf) auf Englisch oder Deutsch hier ein. Eine Bewerbung auf dem Postweg ist möglich, unsere Adresse findest du unten.
Einsendeschluss für Bewerbungen: 1. März 2022. Die Stelle kann bereits vor Ablauf der Frist besetzt werden, daher sind frühzeitige Bewerbungen erwünscht.
DRI setzt sich für Vielfalt ein und behandelt alle Menschen gleich, unabhängig von ihrer Geschlechtsidentität, ihrem Geschlecht, Schwangerschaft, ihrer Rasse, ihrer ethnischen Herkunft, ihrer Nationalität, ihrer Religion, ihrer sexuellen Orientierung, ihrem Alter, ihren Fähigkeiten, ihrem sozioökonomischen Status, ihrer politischen Meinung (solange sie die demokratischen Prinzipien respektieren) oder jedem anderen Status, der durch die Gesetze an den Standorten, an denen wir tätig sind, geschützt ist.
Für diese Stelle zuständige Organisation:
Democracy Reporting International gGmbH
Elbestr. 28 / 29
12045 Berlin, Deutschland
Eine Datenverarbeitung personenbezogener Daten in Drittländern findet nicht statt. Wir verarbeiten Ihre Daten in Übereinstimmung mit den Bestimmungen des § 26 Bundesdatenschutzgesetz. Weitere Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten: Datenschutzerklärung.
Policy & Advocacy Human Resources and Administration Officer (f/m/d) Are you interested in Policy & Advocacy? Democracy Reporting International is hiring a Human Resources and Administration Officer (f/m/d)! Apply now. English Democracy Reporting International https://democracy-reporting.org/en/office/global
Non-profit Full-Time AdministrationHR 1646089200 Berlin, Germany jobseeker https://democracy-reporting.org/en/office/global/page/work-with-us 1646175600 Default Image 2 Basic Berlin, Germany Diana Ogorzelska dri-berlin@democracy-reporting.org 17318 +4930278773000 Referent*in für Personal und Verwaltung (w/m/d) lite Berlin, Deutschland 1645035728 Berlin No