Der Bundesverband Deutsche Tafel e.V., gegründet 1995, verbindet und unterstützt über 920 lokale Tafeln. Er bündelt Interessen, Ideen und Engagement seiner Mitglieds-Tafeln – und kann diese so überzeugender nach außen vertreten als eine lokale Tafel alleine. Die Tafeln sind eine der größten Ehrenamtsbewegungen in Deutschland.
Für die Berliner Geschäftsstelle des Bundesverbandes Deutsche Tafel e.V. suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n
Büro-Koordinator*in
Die Stelle ist eine Vollzeitstelle (38,5 h) und vorerst auf zwei Jahre befristet. Eine Entfristung wird angestrebt.
Als Büro-Koordinator/in arbeiten Sie in enger Abstimmung mit der Leiterin der Berliner Geschäftsstelle.
Aufgaben:
- Verantwortung für das Sekretariat
- Professionelle Führung des Sekretariats und eigenständige Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses und Arbeitsablaufes
- Allgemeine Sekretariatsaufgaben wie Terminplanung/-verwaltung, Reisevor- und Nachbereitung, Abwicklung der Wiedervorlage und Protokollführung
- Abwicklung der gesamten Korrespondenz nach Vorlagen oder eigener Ausarbeitung
- Organisation des Ablagesystems, Archivierung
- Erstellung von Präsentationen sowie Vor- und Aufbereitung von Besprechungsunterlagen und Entscheidungsvorlagen
- Organisation von Tagungen und Betreuung von Gästen
- Anleitung von studentischen Aushilfen
- Organisatorische Unterstützung der Geschäftsleitung und der Referenten/innen bei Meetings und Kundenkontakten
- Verwaltung des Büromaterials und Koordination des Bestellwesens
- Kontaktperson zur Hausverwaltung und weiteren Dienstleistern, wie Reinigungsfirma
- Raum-Koordination zur Auslastung von Arbeitsplätzen (z.B. bei Abwesenheiten)
- Budgetverantwortung für die Büro-Kostenstelle
- Mitgliederbetreuung und –Verwaltung
- erste/r Ansprechpartner/in für Mitglieder, Tafel-Interessierte, Tafel-Kunden, Förderer, Spender
- Beratung von Mitgliedern über Aktivitäten und Angebote des Bundesverbandes
- Mitwirkung im Beschwerdemanagement
- Pflege und Weiterentwicklung der Datenbank; Verantwortung für die Mitgliederdaten
Unterstützung von Vorstand und Geschäftsleitung
- Vorbereitung von Vorstandssitzungen und anderen Gremiensitzungen
- Übernahme von Aufgaben für den Vorstand auf Anfrage
- Terminkoordination für den geschäftsführenden Vorstand, Buchung von Bahn-, Flugreisen und Hotelunterkünften
- Internet-Recherchen zu Einzelthemen auf Anfrage
- Organisation und Vorbereitung von bereichsübergreifenden Veranstaltungen
- Teilnahme an bereichsübergreifenden Gremien zur Protokollführung, Vorbereitung von Rechnungen und Dienstreiseabrechnungen für die Buchhaltung
- Protokollführung bei Mitgliederversammlungen
- Administrative Vorbereitung des Bundestafeltreffens und Empfang zum Deutschen Tafel-Tag
- Beratung von Mitgliedern und Tafel-Interessierten über Aktivitäten und Angebote des Verbandes
Gesucht wird eine Person mit hoher Sozialkompetenz und Dienstleitungsorientiertheit. Sie besitzen Motivation, Einfühlungsvermögen und Durchsetzungskraft. Sie arbeiten gerne mit Menschen und können auch bei hoher Belastung gelassen bleiben. Sie sind jemand, der abwechslungsreiche Tätigkeiten liebt und immer alles im Blick behält. Strukturieren und Organisieren sind Ihre Stärken. Sie überzeugen jederzeit durch Flexibilität, Engagement und Ihre aufgeschlossene, freundliche Art.
Voraussetzungen
- abgeschlossenes Studium der Verwaltungswissenschaften oder eine kaufmännische Berufsausbildung und mehrjährige Erfahrung (mind. 3 Jahre) in der Büroadministration
- hervorragende Kommunikationsfähigkeiten, Organisationstalent und effizientes Zeitmanagement
- gepflegte Umgangsformen am Telefon
- Erfahrungen in der Anleitung von Mitarbeitenden und in der Arbeit im Team
- routinierter Umgang mit den MS-Office Programmen und mit gängigen Bürogeräten, Erfahrungen im Umgang mit Datenbanken, technisches Grundverständnis für die Bürokommunikation-Umgebung
- hohe Kunden- und Serviceorientierung
- selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
- professionelles und freundliches Auftreten
- Kreativität, Verbindlichkeit sowie Schnelligkeit
- Diskretion und absolute Verpflichtung an Qualität
- Erfahrungen im Beschwerdemanagement
- Erfahrungen mit der Arbeit mit Ehrenamtlichen; mit ehrenamtlicher Arbeit bei Tafeln und Verbandsarbeit sind von Vorteil
Als dynamische und gewachsene gemeinnützige Organisation bieten wir Ihnen eine spannende und sinnhafte Aufgabe in einem professionellen Umfeld
Wenn Sie interessiert sind, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung mit Bewerbungsfoto, Datum Ihrer Verfügbarkeit und Lebenslauf sowie Ihrer Gehaltsvorstellung.
Bitte senden Sie Ihre Bewerbung in einer PDF-Datei bis zum 09.02.2017 an den Bundesverband Deutsche Tafel e.V., Evelin Schulz, Dudenstraße 10, 10965 Berlin oder an bewerbung@tafel.de.
Die Bewerbungsgespräche finden voraussichtlich am 22. - 23.02.2017 statt.
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